GoBD einfach erklärt: Belegaufbewahrung für Selbstständige und Handwerker
Die GoBD regelt, wie Rechnungen und Belege aufbewahrt werden müssen. Was bedeutet das konkret für deinen Betrieb — und welche Fehler kosten dich Geld?
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Ein sperriger Begriff — aber für jeden Selbstständigen relevant.
Was die GoBD verlangt
Im Kern: Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit unverändert nachvollzogen werden können. Das gilt für:
- Ausgangsrechnungen (die, die du an Kunden schickst)
- Eingangsrechnungen (die, die du von Lieferanten bekommst)
- Kassenbelege, Kontoauszüge, Verträge
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre für Rechnungen und buchungsrelevante Belege.
Die häufigsten Fehler
Rechnungen nachträglich bearbeiten: Eine bereits gebuchte oder versendete Rechnung darf nicht einfach geändert werden. Korrekturen müssen per Stornorechnung und neuer Rechnung erfolgen. Wer einfach die Word-Datei nochmal öffnet und ändert, verstößt gegen die GoBD.
PDF-Rechnungen falsch archivieren: Ein PDF auf dem Desktop oder in einem E-Mail-Ordner reicht nicht. PDFs müssen in einem System archiviert sein, das Änderungen protokolliert — also nachweisbar zeigt, dass die Datei seit Erstellung unverändert ist.
Papierkram einscannen und wegwerfen: Nicht alle Belege dürfen durch Scan ersetzt werden. Insbesondere Belege, die als Original vorgelegt werden müssen (z. B. bestimmte Zollpapiere), sind auszunehmen.
Was das konkret für deine Software bedeutet
Ein GoBD-konformes Rechnungssystem muss:
- Rechnungen nach dem Absenden sperren (keine nachträgliche Änderung)
- Korrekturen nur per Stornorechnung erlauben
- Alle Vorgänge mit Zeitstempel protokollieren
- Rechnungen revisionssicher und 10 Jahre lang speichern
Roland setzt das technisch um: Sobald eine Rechnung den Status "festgeschrieben" hat, ist sie unveränderlich. Stornos erzeugen automatisch eine Gegenbuchung. Das Audit-Log protokolliert jeden Vorgang.
Konsequenzen bei Verstößen
Das Finanzamt darf bei einer Betriebsprüfung alle elektronisch erfassten Daten direkt auslesen. Wenn Belege fehlen, nachträglich geändert wurden oder das System nicht GoBD-konform ist, kann der Betriebsprüfer Schätzungen vornehmen — und zwar zu deinen Ungunsten.
Eine saubere Archivierung ist also nicht nur Pflicht, sondern Selbstschutz.
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